Sistemas de información

¿Qué tan modernos son los procesos administrativos en tu empresa?

Hace casi 250 años se escribió un libro en el que se establecía, como una de las razones del origen de la riqueza de los países, el incremento en la productividad que se logra a través de la división del trabajo, es famoso el ejemplo del taller que produce alfileres en donde la división del trabajo posibilita la especialización en una tarea y, con esto, se logra aumentar la producción de manera considerable. Esta idea aplicada a los procesos industriales tiene resultados sorprendentes pues la productividad de las empresas se incrementa significativamente.

Poco después esta idea comenzó a aplicarse también a  los procesos administrativos, el crecimiento de las empresas generó la necesidad de crear una estructura administrativa para el registro, análisis y control de las operaciones; ante este crecimiento, la contabilidad, las ventas, los recursos humanos; todos empezaron a generar una especialización de actividades pensando que obtendrían los mismos incrementos en la productividad que en los procesos industriales, además esta idea fue siempre apoyada por la misma administración y sus asesores como la solución para cualquier problema de abuso de confianza y para incrementar el  control interno. La idea tal vez fue buena en su tiempo, pero… ¿actualmente, por qué aplicarlo en los procesos administrativos, sigue siendo vigente, tendrá los mismos resultados?; tal vez en empresas muy pequeñas si, en donde una sola actividad abarca un proceso completo, ¿pero qué pasa en empresas grandes?, parece que esta forma de organización, en lugar de simplificar el trabajo y aumentar la productividad crea redundancia de actividades (validaciones-conciliaciones-autorizaciones-control-seguimiento-reprocesos); y esto siempre trae como consecuencia incrementos en la estructura organizacional necesaria para efectuar tales actividades; parecería que en lugar de implementar estructuras más planas, estamos creando nuevos puestos, tales como Grouper, Jefe, Coordinador, Administrador, Especialista, Ejecutivo, Líder, etc., promoviendo todavía más una mayor especialización y haciendo más compleja la administración y comunicación entre áreas.

El resultado de esta división de actividades por especialización y consecuentemente la estructura organizacional necesaria para desarrollarlas, es una menor productividad y una deficiente calidad en lo procesos; además cuando detectamos problemas y tratamos de mejorar los procesos la misma especialización nos hace considerar solo la parte que dominamos y descuidar el resto con lo cual las mejoras obtenidas son mínimas.

Cómo saber si debemos realizar una reingeniería en los procesos de nuestra empresa, solo hagamos algunas de las siguientes preguntas:

¿Estamos presionados siempre por la entrega de información y la única forma de resolverlo es contratando personal adicional?

¿Cuándo hay alguna promoción existe la sensación de que el proceso no fue lo suficientemente justo ni transparente?

¿La administración de un proyecto siempre nos cuesta más de lo estimado?

¿Aumentamos el sueldo, o promovemos a empleados clave cuando nos amenazan con dejar la empresa en vez de promover por habilidades y contar con tablas de reemplazo adecuadas?

¿Cada Dirección de la empresa tiene su propia área de información e indicadores?

¿Algunas áreas pareciera que trabajan sólo para cumplir con sus indicadores en lugar de dar el servicio que deberían?

¿Hacemos check up’s médicos estandarizados a nuestros empleados cuando las necesidades, edades y estados de salud son diferentes en cada uno de ellos?

¿Debemos levantar reportes para autorizar o negar permisos de acceso a un nuevo empleado, además debemos levantar también reportes para asignarle las herramientas de trabajo que le corresponden?

¿Nuestros procesos de trabajo no están alineados y parecen estar en contra de lo que dicen nuestra Misión, Visión y Valores?

¿Porque cuando ya se tienen proveedores y precios negociados con anticipación el proceso de compra debe pasar por nuevamente por el área de abastecimientos?

Si tenemos varios de estos casos tal vez sea momento de iniciar una reingeniería en los procesos de nuestra empresa. ¿Por dónde empezar?

En la actualidad la implementación de sistemas integrados como SAP han solucionado parte de la problemática, sobre todo en las áreas contables, pero es un sistema caro y no accesible a la mayoría de las empresas y tampoco soluciona por sí solo todos los problemas, conozco algunas grandes empresas que a pesar de tener un sistema integral tan costoso siguen presentando la problemática descrita anteriormente.

La solución no es solamente implementar sistemas caros y complicados, tal vez sea suficiente con algún sistema más sencillo y barato, combinado con cambios en los procedimientos de trabajo y sobre todo el cambio de mentalidad (lo más complejo) de quienes controlan la información y los procesos administrativos; además de implementar, con ayuda de las tecnologías modernas, una mejor solución a los requerimientos de control interno.

Un proceso de reingeniería realizado adecuadamente, nos ayuda a hacer más eficientes los procesos administrativos eliminando las desventajas de la especialización, no se trata solo de re-agrupar actividades y gente por proceso en lugar de áreas, ni de recortar personal solo por recortar, sino de reinventar completamente los procesos de trabajo, logrando mejoras de más del 50% tanto en tiempos como en costos.

Actualmente tenemos avances significativos en la velocidad y en la capacidad de procesamiento de los sistemas de información, el Internet, las redes sociales y las telecomunicaciones, pero para sacar la máxima utilidad deben ser inteligentemente aprovechados. Con todo esto combinado, aplicando reingeniería de procesos, podemos hacer algo que represente, además de ahorros considerables en tiempo, recursos y estructuras organizacionales, una ventaja estratégica significativa respecto de cualquier otra empresa.