La Innovación y Creatividad en las Empresas

Muchas empresas siguen gastando grandes cantidades cada año en sus programas de innovación y creatividad y los resultados siguen siendo pobres

Casi cualquier crisis puede solucionarse si tenemos un proceso continuo de innovación y creatividad; una nueva forma de hacer las cosas, de entender los problemas, de resolverlos y de enfrentar las oportunidades y los retos que se nos presentan.

Necesitamos ideas y procesos innovadores, que nos permita mejorar nuestros productos, costos, distribución y atención a los consumidores ya que eso es lo que nos transformará en mejores empresas; y esto solo será posible a través de la innovación y la creatividad.

La creatividad produce beneficios; todas las empresas poseen un conocimiento generalmente aceptado sobre la mejor forma de hacer las cosas, o los supuestos sobre lo que quieren sus clientes y la mejor manera de atenderlos. Cuando se cuestionan este tipo de creencias y, con la mente abierta, se aprende a buscar y aceptar nuevas ideas, puede haber grandes beneficios para las empresas; algunos ejemplos de esto son, 3M, Samsung, Apple, Google, Intel; pero no solo las grandes empresas pueden beneficiarse de la Innovación y la Creatividad, aunque en menor escala, esto también funciona para las empresas pequeñas y medianas; incluso se puede aplicar a nivel personal.

Las grandes empresas invierten importantes cantidades de dinero cada 2 o 3 años relanzando sus programas de innovación y creatividad; incluso lo tienen como uno de sus valores principales, prometiendo que ahora sí van a llover las propuestas y a generar ahorros o ingresos excepcionales para la compañía, pero siguen sin lograr los resultados deseados; ¿por qué?

Aquí encontrarán algunos consejos para mejorar tus programas de Innovación y Creatividad

Haga sentir a sus colaboradores la importancia de la Innovación y Creatividad y que no sientan miedo de expresar sus ideas.

El primer paso para crear un ambiente de innovación y creatividad es dar a los empleados la libertad y la seguridad necesarias para proponer sus ideas, según los expertos, normalmente los jefes son los primeros en frenar y obstaculizar las iniciativas.

La resistencia al cambio la sufre la mayoría de las empresas, sin importar su tamaño ni capacidad económica, mientras la persona dé resultados y no se meta en cosas que no le incumben, no hay problema; pero que no se le ocurra brincarse la estructura organizacional y enviar una iniciativa a quien no debe porque es hombre muerto.

Administrar el presupuesto adecuadamente; se puede hacer un trabajo brillante, casi perfecto, en lo que se refiere a la planeación, la preparación y calidad de los materiales que se utilizarán para el lanzamiento del programa de innovación; se publica en los medios de comunicación interna; se envía un comunicado del director general a todos los empleados de la empresa señalando la importancia del tema; inclusive se contratan actores profesionales para elaborar videos animando a los empleados a aportar sus ideas; pero cuando llega la hora de la implementación y ya no hay presupuesto se realiza una implementación deficiente que hecha a perder todo el trabajo realizado.

Crear un área responsable del proceso, las nuevas actividades, originadas por el programa de creatividad, con frecuencia, se adicionan a puestos ya existentes y con responsabilidades en la operación diaria, adivinen a que actividades le darán prioridad los empleados; además esto contradice cualquier mensaje sobre la importancia de la Innovación y Creatividad.

Crear herramientas funcionales, es común que se instalen buzones o se creen cuentas de correo especiales para recibir las sugerencias, blogs para presentar información y avances, lo malo es que al no existir un área responsable lo único que recibe el empleado, si bien le va, es una respuesta automática “Hemos recibido su sugerencia, en caso de requerir mayor información nos comunicaremos con usted”; y después nada, o tal vez vuelva a recibir la misma respuesta seis meses después; es decir que ni siquiera lo han retirado de la bandeja de entrada, la propuesta no ha sido evaluada por nadie. La tecnología nos permite crear muy buenas herramientas para administrar este tipo de procesos.

Incluir personal con experiencia, al no existir un área responsable o ante la falta de presupuesto, o debido a las actividades que deben desarrollar los empleados de mayor experiencia, se deja la evaluación de las propuestas en personal que no tiene los suficientes conocimientos para analizarlas, o que son especialistas solo en un área específica; se debe crear un equipo multifuncional, con personas que posean conocimientos en varias áreas a fin de realizar una adecuada evaluación de las ideas recibidas.

No mezclar Calidad con Innovación y Creatividad; es común que las empresas importantes tengan un área de calidad y que inclusive realicen un premio anual de calidad entre sus unidades operativas; en ocasiones, para ahorrar costos se asigna a esta área también el proceso de Innovación y Creatividad; y de inmediato tratan de aplicar el mismo estricto y rígido sistema de evaluación de calidad al proceso de innovación; para mantener la calidad hay que apegarse a los procesos al 100%, sin desviarse ni un milímetro; si aplicamos lo mismo a la innovación le estamos poniendo el equivalente a una camisa de fuerza, nunca tendremos los resultados deseados; “piensa fuera de la caja, siempre y cuando no te salgas de estos límites”

Otorgar las recompensas adecuadas, algunas empresas tienen a la innovación y creatividad como un tema tan importante que lo incorporan en sus valores; pero a la hora de recompensar a los empleados que aportaron las mejores ideas, el premio consiste en algún trofeo, un certificado de reconocimiento, una carta del director general o una foto con algún personaje importante de la empresa; ¡si es un valor tan importante la recompensa debe ser acorde!; además estas ideas le están generando ingresos adicionales o ahorros en tiempo y/o dinero a la compañía.

Crear una tendencia, muchas veces, este tipo de iniciativas se promocionan y manejan como programas necesarios para la empresa y nos olvidamos de las necesidades del empleado; de esta forma se desaprovecha la fuerza del impulso inicial para crear una tendencia en la compañía, algunos lo llaman crear un círculo virtuoso; si sembramos en nuestros colaboradores el deseo por desarrollar nuevas habilidades, por trabajar en su desarrollo personal, por la adquisición de nuevos conocimientos, las ideas creativas llegarán bajo cualquier esquema que se implemente, no será necesario implementar programas anuales ni realizar grandes inversiones, se convertirá en una forma de ser de los integrantes de la empresa.

Impulsar el conocimiento y la cultura, esta es quizá, la razón principal por la que no hay los resultados esperados en los programas de Innovación y Creatividad, en muchos países no se tiene el hábito de la lectura y por lo tanto los niveles de conocimiento dejan mucho que desear, ¿Cómo pretendemos sacar ideas creativas de personas que leen en promedio menos de un libro al año; no se pueden generar ideas innovadoras si antes no hay adquisición de conocimientos, estos son la materia prima para elaborar nuevas ideas; si solo contamos con los conocimientos adquiridos a través de la escuela o en la experiencia laboral, nuestra creatividad será muy limitada.

¡Invierte en tus procesos de Innovación y Creatividad; producen beneficios!

Sistemas de información

¿Qué tan modernos son los procesos administrativos en tu empresa?

Hace casi 250 años se escribió un libro en el que se establecía, como una de las razones del origen de la riqueza de los países, el incremento en la productividad que se logra a través de la división del trabajo, es famoso el ejemplo del taller que produce alfileres en donde la división del trabajo posibilita la especialización en una tarea y, con esto, se logra aumentar la producción de manera considerable. Esta idea aplicada a los procesos industriales tiene resultados sorprendentes pues la productividad de las empresas se incrementa significativamente.

Poco después esta idea comenzó a aplicarse también a  los procesos administrativos, el crecimiento de las empresas generó la necesidad de crear una estructura administrativa para el registro, análisis y control de las operaciones; ante este crecimiento, la contabilidad, las ventas, los recursos humanos; todos empezaron a generar una especialización de actividades pensando que obtendrían los mismos incrementos en la productividad que en los procesos industriales, además esta idea fue siempre apoyada por la misma administración y sus asesores como la solución para cualquier problema de abuso de confianza y para incrementar el  control interno. La idea tal vez fue buena en su tiempo, pero… ¿actualmente, por qué aplicarlo en los procesos administrativos, sigue siendo vigente, tendrá los mismos resultados?; tal vez en empresas muy pequeñas si, en donde una sola actividad abarca un proceso completo, ¿pero qué pasa en empresas grandes?, parece que esta forma de organización, en lugar de simplificar el trabajo y aumentar la productividad crea redundancia de actividades (validaciones-conciliaciones-autorizaciones-control-seguimiento-reprocesos); y esto siempre trae como consecuencia incrementos en la estructura organizacional necesaria para efectuar tales actividades; parecería que en lugar de implementar estructuras más planas, estamos creando nuevos puestos, tales como Grouper, Jefe, Coordinador, Administrador, Especialista, Ejecutivo, Líder, etc., promoviendo todavía más una mayor especialización y haciendo más compleja la administración y comunicación entre áreas.

El resultado de esta división de actividades por especialización y consecuentemente la estructura organizacional necesaria para desarrollarlas, es una menor productividad y una deficiente calidad en lo procesos; además cuando detectamos problemas y tratamos de mejorar los procesos la misma especialización nos hace considerar solo la parte que dominamos y descuidar el resto con lo cual las mejoras obtenidas son mínimas.

Cómo saber si debemos realizar una reingeniería en los procesos de nuestra empresa, solo hagamos algunas de las siguientes preguntas:

¿Estamos presionados siempre por la entrega de información y la única forma de resolverlo es contratando personal adicional?

¿Cuándo hay alguna promoción existe la sensación de que el proceso no fue lo suficientemente justo ni transparente?

¿La administración de un proyecto siempre nos cuesta más de lo estimado?

¿Aumentamos el sueldo, o promovemos a empleados clave cuando nos amenazan con dejar la empresa en vez de promover por habilidades y contar con tablas de reemplazo adecuadas?

¿Cada Dirección de la empresa tiene su propia área de información e indicadores?

¿Algunas áreas pareciera que trabajan sólo para cumplir con sus indicadores en lugar de dar el servicio que deberían?

¿Hacemos check up’s médicos estandarizados a nuestros empleados cuando las necesidades, edades y estados de salud son diferentes en cada uno de ellos?

¿Debemos levantar reportes para autorizar o negar permisos de acceso a un nuevo empleado, además debemos levantar también reportes para asignarle las herramientas de trabajo que le corresponden?

¿Nuestros procesos de trabajo no están alineados y parecen estar en contra de lo que dicen nuestra Misión, Visión y Valores?

¿Porque cuando ya se tienen proveedores y precios negociados con anticipación el proceso de compra debe pasar por nuevamente por el área de abastecimientos?

Si tenemos varios de estos casos tal vez sea momento de iniciar una reingeniería en los procesos de nuestra empresa. ¿Por dónde empezar?

En la actualidad la implementación de sistemas integrados como SAP han solucionado parte de la problemática, sobre todo en las áreas contables, pero es un sistema caro y no accesible a la mayoría de las empresas y tampoco soluciona por sí solo todos los problemas, conozco algunas grandes empresas que a pesar de tener un sistema integral tan costoso siguen presentando la problemática descrita anteriormente.

La solución no es solamente implementar sistemas caros y complicados, tal vez sea suficiente con algún sistema más sencillo y barato, combinado con cambios en los procedimientos de trabajo y sobre todo el cambio de mentalidad (lo más complejo) de quienes controlan la información y los procesos administrativos; además de implementar, con ayuda de las tecnologías modernas, una mejor solución a los requerimientos de control interno.

Un proceso de reingeniería realizado adecuadamente, nos ayuda a hacer más eficientes los procesos administrativos eliminando las desventajas de la especialización, no se trata solo de re-agrupar actividades y gente por proceso en lugar de áreas, ni de recortar personal solo por recortar, sino de reinventar completamente los procesos de trabajo, logrando mejoras de más del 50% tanto en tiempos como en costos.

Actualmente tenemos avances significativos en la velocidad y en la capacidad de procesamiento de los sistemas de información, el Internet, las redes sociales y las telecomunicaciones, pero para sacar la máxima utilidad deben ser inteligentemente aprovechados. Con todo esto combinado, aplicando reingeniería de procesos, podemos hacer algo que represente, además de ahorros considerables en tiempo, recursos y estructuras organizacionales, una ventaja estratégica significativa respecto de cualquier otra empresa.